Registraturgut 

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Aussonderung von Registraturgut

Bek. des Innenministers vom 19. März 1963
(Amtsbl. Schl.-H. S. 172)

Die Landesregierung hat in ihrer Sitzung am 11. März 1963 folgende Anordnung beschlossen:

Aussonderung von Registraturgut und Ablieferung
an das Landesarchiv Schleswig-Holstein

Anordnung der Landesregierung vom 11. März 1963

An
alle Landesbehörden


I. Aussonderung

1.Um die Übersicht in den Registraturen zu erleichtern, Raum für Neuzugänge zu schaffen und Unterlagen von bleibendem Wert zu erhalten, haben die Landesbehörden Akten und sonstiges Registraturgut, das für den laufenden Dienstbetrieb entbehrlich geworden ist, auszusondern.

2.Registraturgut (auch Schriftgut genannt) im Sinne dieser Anordnung sind Akten, Urkunden, Verträge, Protokolle, Amtsbücher, Geschäftsbücher, Karten, Pläne, Zeichnungen, Siegel, Siegelstempel, Karteien, Druckschriften, Lichtbilder, Filme, Fotokopien, Schallplatten und Tonbänder.

3.Im allgemeinen sind die Registraturen in Zeiträumen von nicht weniger als 5 Jahren, spätestens jedoch nach 10 Jahren, auf auszusonderndes (archivreifes) Schriftgut durchzusehen und zu bereinigen. Den Zeitpunkt bestimmt der Behördenleiter.

4.Die Aussonderung kann nur dann ohne besonderen Arbeitsaufwand erfolgen, wenn das Registraturgut schon während seiner Entstehung nach sachlich gegliederten Registratur- oder Aktenplänen abgelegt und jedes Sachgebiet entsprechend dem Charakter der einzelnen Vorgänge in Haupt-, Einzel-, Bei- und Weglegeakten unterteilt wird.
Näheres bestimmen die Registratur- und Aktenordnungen.

5. Dem Landesarchiv sind vom Registratur- oder Aktenplan und der Aktenordnung je ein Durchschlag zuzuleiten.

6. Grundsätzlich sind alle Registraturbestände, soweit sie nicht im einzelnen noch weiterhin als Vorakten laufend benötigt werden, auszusondern, wenn sie

1. vor 1918 abgeschlossen wurden,
2. bei aufgehobenen Behörden entstanden sind,
3. erledigte Aufgabenbereiche noch bestehender Behörden
betreffen oder
4. nach Ablauf der in den Aktenordnungen festgelegten Aufbewahrungsfristen entbehrlich geworden sind.


7. Nur vollständige Aktenbände, Karteien u. ä. dürfen ausgesondert werden. Das Herauslösen einzelner Vorgänge aus ihrem Zusammenhang ist unstatthaft. Ferner dürfen aus archivreifen Akten weder Unterschriften, Siegel, Dienst-, Gebühren- und Freimarken sowie andere Bestandteile (leeres Papier) entfernt noch sonstige Veränderungen vorgenommen werden, um den Wert und Erhaltungszustand der Akten nicht zu mindern.


II. Abgabe an das Landesarchiv

8. Alles archivreife Registraturgut ist dem Landesarchiv ohne Ausnahme anzubieten. Dieses übernimmt diejenigen Teile, die für Gesetzgebung, Verwaltung, Rechtsprechung und wissenschaftliche Forschung von dauerndem Wert, d. h. archivwürdig sind.

9. Personalakten einschl. der Unterakten und Vorakten, auch soweit sie nicht zur Einsichtnahme für den Beamten bestimmt waren, sind grundsätzlich an das Landesarchiv abzugeben, wenn sie im laufenden Geschäftsgang nicht mehr gebraucht werden; die Personalakten eines Versorgungsberechtigten frühestens, wenn dieser und seine in den Akten genannten Angehörigen endgültig aus der Versorgung ausgeschieden sind. Das Landesarchiv entscheidet darüber, ob die Personalakten dauernd aufzubewahren, zu vernichten oder vor der Vernichtung, die im Benehmen mit der abliefernden Stelle erfolgt, noch karteimäßig auszuwerten sind.

10. Über das ausgesonderte Registraturgut sind Verzeichnisse aufzustellen, die in der Reihenfolge des Aktenplanes Angaben über Aktenzeichen, Inhalt und Laufzeit enthalten müssen. Dabei sind zur Vernichtung vorgesehene Akten durch den Zusatz "V" zu kennzeichnen. Diese Verzeichnisse sind dem Landesarchiv in doppelter Ausfertigung zu übersenden, erstmalig innerhalb von zwei Jahren nach Erlaß dieser Anordnung.

11. Das Landesarchiv wählt anhand der Verzeichnisse oder nötigenfalls durch Prüfung an Ort und Stelle das archivwürdige Registraturgut aus und reicht die Zweitschrift des Verzeichnisses der abgebenden Behörde zurück.

12. Das abzuliefernde Registraturgut darf ohne Zustimmung des Landesarchivs nicht aus seinen ursprünglichen Umschlägen und Behältnissen herausgenommen werden.

Der Inhalt von Stehordnern ist vor Ablieferung in sogenannte Ablegemappen umzuheften, die mit den bisherigen Titeln und Anschriften zu versehen sind.


13. Die abgebende Behörde vereinbart mit dem Landesarchiv den Zeitpunkt der Aktenübergabe. Sie trägt die Kosten für Verpackung und Transport bis zum Archivgebäude, bei Versendung durch die Eisenbahn bis zum Bahnhof des Archivortes. Die weiteren Beförderungskosten übernimmt das Landesarchiv. Die Sonderregelung für die Justizbehörden (Schleswig-Holsteinische Anzeigen 1955, S. 84) wird hiervon nicht berührt.

14. Die Landesbehörden sind jederzeit berechtigt, das dem Landesarchiv übergebene Registraturgut einzusehen oder zu entleihen. Die Benutzungsanordnung des Landesarchivs ist dabei zu beachten.

15. Das Landesarchiv hat die Zustimmung der abliefernden Behörde oder ihrer Rechtsnachfolgerin einzuholen, bevor es übernommenes Registraturgut vernichtet oder zum Einstampfen veräußert. Für Registraturgut, das älter als 50 Jahre ist, mit Ausnahme der Personalakten, entfällt im allgemeinen diese Verpflichtung.

16. Meinungsverschiedenheiten zwischen nachgeordneten Landesbehörden und dem Landesarchiv sind durch Verhandlung mit dem zuständigen Fachminister auszuräumen. Kommt es dabei zu keiner Einigung, so führt der Innenminister im Benehmen mit der beteiligten obersten Landesbehörde eine Entscheidung der Landesregierung herbei.


III. Vernichtung von Registraturgut bei den Behörden


19. Über ausgesonderte Akten, die vom Landesarchiv nicht als archivwürdig angesehen und übernommen werden, bestimmt der Dienststellenleiter oder der von ihm Beauftragte, ob sie als Altpapier zu verwerten, zu verbrennen, unleserlich zu machen (z. B. durch Zerkleinern) oder an zuverlässige Unternehmen im Inland zum sofortigen Einstampfen zu übergeben sind. Im letzteren Falle ist zu vereinbaren, daß das veräußerte Registraturgut bis zum Einstampfen Eigentum des Landes bleibt. Über die Vernichtung ist eine Niederschrift zu fertigen und den Aussonderungsvorgängen beizufügen.

IV Schlußvorschriften überholt


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Paragraf – Schulrecht für Schleswig-Holstein